Mit is jelent pontosan az otthoni iroda? Ez az angol “home office” szóból ered. Az otthoni iroda valamelyik formájával szinte mindenki rendelkezik. Mit szoktak az emberek az irodában csinálni? Adminisztrálni. Jó-jó tudom, ezt most nagyon kisarkítottam, de így könnyebben megérted, amikor azt mondom, hogy neked is van otthoni irodád, még akkor is, ha nem otthonról dolgozol. Az életedet Te is “adminisztrálod” valahogy. Gyűjtöd a szerződéseket, rendszerezed a számlákat. Ez mind-mind adminisztrálás. Ha szoktál ilyet csinálni, akkor igen, neked is van otthoni irodád. 🙂
A költözés első fázisa a tervezés
Ha azok közzé a nők közzé tartozol, akik otthonról dolgoznak, akkor még nagyobb figyelmet kell fordítanod az irodád becsomagolására, költöztetésére. Mert nálad az iroda költözés nem csak néhány mappát jelent, hanem sokkal több dolgot. Nagyon fontos, hogy a költözés tervezésének időszakában fordíts időt az otthoni irodád költözésének megtervezésére.
A költözés tervezésnél gondolj az ügyfeleidre is. Ne csak azt tervezd be, hogy mit melyik dobozba mikor fogsz bepakolni, hanem azt is, hogy a költözés időszakában hogyan fogsz tudni kommunikálni az ügyfeleiddel. Ha a költözésed azzal jár, hogy több napig nem leszel elérhető, akkor ezt kezd el mielőbb kommunikálni feléjük. Tudják azt, hogy a következő pár napban költözés miatt nem leszel elérhető.
A tervezéshez tartozik, hogy mikor kezded el kommunikálni az ismerősök, barátok, ügyfelek felé, hogy mi lesz az új címed. Ha teheted, akkor még költözés előtt jelentsd be a címváltozást. Hisz, amikor költözöl, akkor már van szerződésed (mindegy hogy bérleti szerződés vagy tulajdonosi szerződés), ami hivatalos okirat.
Gondoskodj arról, hogy az ügyfelek felé a költözés és az átállás a legkisebb időt vegye igénybe.
A költözés második fázisa a szelektálás
Sokszor időhiány miatt ezen a területen van a legnagyobb rendetlenség. Ez nem a Te hibát. Hisz a rohanó életed annyi nehézséget és akadályt görget eléd, hogy a papírok rendszerezésére és karbantartására már nem marad időd. Időről időre be kell tervezni egy nagyobb selejtezést az “irodában”. Ha előre gondolkodsz, akkor a költözés előtt marad időd selejtezni. Nagyon fontos, hogy ne költöztesd fölöslegesen a szemetet.
Első lépés: Szelektálj az iratok között.
Itt szokott lenni a legnagyobb kavarodás. Ezért fontos, hogy ezzel kezd. Ehhez kell a legtöbb idő. Minden, ami szemét, azt azonnal dobd ki.
Második lépés: Szelektálj a könyveid között.
Még ha sok könyved is van, akkor is gyorsabban tudsz vele haladni, mint a hivatalos iratokkal. Persze, ha bele-bele olvasol néhány könyvbe, akkor sokkal tovább tart a szortírozás. 😉
Harmadik lépés: Szelektálj a papír-írószer részlegen is.
Ha Te is olyan vagy mint én, aki imádja a füzeteket, tollakat, akkor biztos vagyok benne, hogy nem egy tartalékod van. Igen, költözés előtt ezt is át kell nézned. Biztos, hogy lesz közte olyan toll, ami nem ír. Vagy olyan ceruza, amit valamilyen oknál fogva már nem szeretsz.
Negyedik lépés: Szelektálj az íróasztalodban.
Nézd át, hogy mire nincs szükséged. Mi az, ami nem odavaló. Csak az maradjon az asztalodban, ami az otthoni irodához kell.
A költözés harmadik fázisa a pakolás
Én úgy gondolom, hogy a pakolás a költözés leggyorsabb része. Ha már kiselejtezted a szemetet, akkor csak az maradt, amire szükséged van. A költözés előkészületi fázisában gondoskodtál a csomagoló eszközökről. Így a pakolás fázisában csak meg kell töltened a dobozokat, erős szatyrokat az életeddel. 🙂
Hidd el, hogy a pakolás nagyon gyorsan megy. Ott már nem kell gondolkodnod, csak csinálni.
Neked van további ötleted is? Akkor oszd meg velünk a hozzászólások között!
